Bien gérer sa liste d’invités

Comment gérer sa liste d’invités

Vos parents, amis et collègues qui ont effectué le déplacement pour vous soutenir méritent également autant d’attention que vous. Ainsi, il est important de mettre en place une stratégie qui va vous permettre de bien gérer la liste de tous ceux qui doivent être présents à votre mariage. Pour réussir cette tâche en toute sérénité, nous vous proposons ici quelques conseils et astuces.

Planifier les différents horaires

Pour que votre journée de mariage se passe comme prévu et que vos invités soient comblés, il est important de prévoir des délais exacts pour vos activités. La durée de chaque animation ne doit pas être trop longue afin d’éviter l’ennui. Elle ne devra pas être non plus trop courte, pour ne pas instaurer une ambiance de stress. Au cours de l’élaboration du rétroplanning de votre mariage, vous pouvez fixer avec exactitude :

  • la durée du vin d’honneur (environ 2 heures)
  • l’heure à laquelle vous souhaitez manger
  • la durée du trajet pour aller à la mairie, à l’église et au lieu de la réception.

Lorsque tout cela sera correctement défini, vous pourrez alors savoir approximativement combien de temps votre cérémonie pourra durer. N’oubliez pas que vous aurez à faire bouger environ 100 invités, il est donc recommandé de prévoir une marge de 30 à 45 minutes. Néanmoins, si vous voulez marquer un temps d’attente trop long, tenez vos invités informés. En effet, si à cause du choix des horaires de la mairie ou de l’église, vous remarquez un « trou » dans votre planning, vous pouvez le mentionner dans le faire-part afin de tenir vos invités au courant des nouveaux horaires.

Établir une liste bien précise des invités

Tous les mariages ne se ressemblent pas et vous pouvez décider du nombre d’invités que vous souhaitez avoir au vôtre. En effet, il existe trois types de mariages :

  • le mariage avec uniquement les témoins
  • le mariage avec la famille et les amis proches
  • le mariage avec beaucoup d’invités.

Il est donc important de déterminer le type de mariage que vous aimeriez avoir et du coup le nombre d’invités qui seront présents. Une fois ces éléments définis, vous pourrez alors passer à l’élaboration de la liste des invités. L’objectif est de vous permettre de prendre plusieurs décisions stratégiques dans l’organisation de la cérémonie.

Envoyer les faire-part très tôt

Il est conseillé d’envoyer les faire-part entre 2 et 4 mois avant le jour de la cérémonie, tout en indiquant clairement la date limite de réponse. Vous pouvez également envoyer un « Save The Date », 6 mois avant le mariage.

Pour recueillir les réponses, vous pouvez utiliser un logiciel grâce auquel il sera possible d’enregistrer au fur et à mesure les personnes qui ont répondu ainsi que leur réponse. À la fin de la date limite, il sera maintenant question de contacter tous ceux qui n’ont pas répondu. Cela se pourrait qu’ils n’aient pas répondu par oubli.

Retenez donc qu’il est important d’exiger une réponse pour tous vos faire-part. Cela pourrait avoir des répercussions sur la liste de vos invités et donc sur votre budget mariage.

Demander un mail pour obtenir les réponses

Cette technique n’est pas très recommandée pour les mariages traditionnels avec beaucoup de personnes âgées. Par contre, cela peut être une excellente idée si vos invités sont principalement des amis, collègues de travail et membres de la famille qui maîtrisent l’utilisation des nouvelles technologies. Mais dans tous les cas, vous serez obligé de faire un suivi et de relancer à chaque fois, afin d’avoir vos réponses.

Gérer les réponses de dernière minute

Malgré vos relances d’e-mail et vos nombreux appels, il y aura toujours des réponses de retardataire. Il faut donc s’attendre à toute éventualité en prévoyant une marge d’erreur dans la liste de vos invités. Vous pouvez négocier cette marge avec vos prestataires afin que tous vos invités puissent être traités de la même manière.

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